Tra cứu hồ sơ tại tổ một cửa của Sở TT&TT Đà Nẵng

Sở TT&TT TP. Đà Nẵng:

Mô hình sở điện tử hiệu quả

ICTnews - Hầu hết các qui trình hoạt động của Sở Thông tin và Truyền thông TP. Đà Nẵng đều được “điện tử hóa” với hơn 15 phần mềm ứng dụng, vừa giúp đơn vị nâng cao năng lực quản lý, điều hành vừa phục vụ hiệu quả cho doanh nghiệp và người dân. Với nỗ lực đó, Sở TT&TT Đà Nẵng đã giành được danh hiệu "Sở TT&TT ứng dụng CNTT hiệu quả nhất" tại Giải thưởng CNTT-TT Việt Nam (VICTA) 2010.

"Điện tử hóa" hoạt động quản lý và điều hành

Ông Phạm Kim Sơn, Giám đốc Sở TT&TT Đà Nẵng cho biết, đến nay Sở gần như đã "điện tử hóa" tất cả các qui trình hoạt động của mình. 100% số lượng văn bản trao đổi của CBCCVC đều được thực hiện qua hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành. Ngoài các chức năng phục vụ CBCCVC như quản lý văn bản đi/đến, trao đổi nội bộ, quản lý tài liệu ISO, tạo mới hồ sơ công việc, hệ thống thư điện tử…, hệ thống này còn cho phép giải quyết hồ sơ một cửa của tổ chức công dân gửi trực tiếp từ tổ một cửa hoặc qua mạng Internet. Qua hệ thống này, tổ một cửa tạo mới hồ sơ, lưu vào hệ thống, sau đó chuyển đến lãnh đạo phê duyệt và giao cho các phòng ban chuyên môn xử lý. Hệ thống này được tổ chức theo mô hình phân tán nhưng đảm bảo việc liên thông giữa Sở với các đơn vị trực thuộc. Khi cần sự phối hợp giữa các phòng, ban hay đơn vị trực thuộc thì người xử lý hồ sơ sẽ sử dụng chức năng này để luân chuyển hồ sơ công việc đến các phòng, ban trong nội bộ Sở hay phòng ban của đơn vị trực thuộc cần phối hợp xử lý.

Nhằm góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, đưa chính quyền lại gần người dân hơn, Sở đã xây dựng Hệ thống tiếp dân trực tuyến phục vụ việc trao đổi thông tin giữa các tổ chức, công dân với lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận, huyện; giữa CBCCVC của các sở, ban, ngành, quận, huyện thuộc bộ máy chính quyền TP. Đà Nẵng với nhau.

Sở TT&TT Đà Nẵng cũng đã xây dựng hệ thống giao ban điện tử đa phương tiện bao gồm 7 quận, huyện và 3 sở, ngành. Các cuộc họp giao ban giữa các quận, huyện và UBND TP. Đà Nẵng đều được triển khai qua hệ thống này giúp lãnh đạo TP nắm bắt được các vấn đề bức xúc của cơ sở, đưa ra các quyết định xử lý kịp thời mà không phải mất nhiều thời gian cũng như chi phí đi lại. Các cuộc họp giữa Sở với các đơn vị trực thuộc cũng được thực hiện qua hệ thống giao ban đa phương tiện này.

Với việc tích hợp 18 dịch vụ công trực tuyến, trong đó có 5 dịch vụ công mức độ 4, 11 dịch vụ công đạt mức độ 3, số còn lại ở mức độ 2, trang thông tin điện tử của Sở TT&TT Đà Nẵng luôn đứng đầu trong phong trào thi đua đánh giá, xếp hạng trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước của TP. Đà Nẵng.

Ngoài trang thông tin điện tử của Sở TT&TT Đà Nẵng, 2 đơn vị sự nghiệp của Sở là Trung tâm Phát triển hạ tầng CNTT TP. Đà Nẵng và Trung tâm CNTT-TT cũng xây dựng các trang thông tin điện tử riêng với đầy đủ các chức năng cần thiết để phục vụ cho các hoạt động đặc thù của từng đơn vị. Không những thế, để hỗ trợ cho các doanh nghiệp thuận tiện trong việc đăng ký thuê mặt bằng tại Trung tâm Phát triển hạ tầng CNTT TP. Đà Nẵng, Trung tâm đã xây dựng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: đăng ký thuê mặt bằng tích hợp trên trang thông tin điện tử của Trung tâm (www.dsp.vn)... Bên cạnh đó, để hỗ trợ các doanh nghiệp đã thuê mặt bằng, Trung tâm xây dựng chức năng đăng ký các dịch vụ mà Trung tâm cung cấp trực tiếp qua mạng. Chức năng này giúp các doanh nghiệp thuận tiện trong đăng ký, giảm thiểu thủ tục, giấy tờ và giúp cho nhân viên của Trung tâm xử lý công việc nhanh chóng, phục vụ khách hàng tốt nhất...

Bài học thành công

Việc ứng dụng CNTT của Sở TT&TT Đà Nẵng phát huy hiệu quả cao, theo ông Phạm Kim Sơn, ngoài việc tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm, nâng cao hiệu suất làm việc của CBCCVC, còn tạo ra sự công khai minh bạch trong các qui trình cung cấp dịch vụ công của các cơ quan nhà nước, tạo ra kênh giao tiếp giữa chính quyền và người dân nhằm hướng đến phục vụ cộng đồng ngày một tốt hơn.

Tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Đà Nẵng còn thể hiện ở việc kinh phí dành cho hoạt động ứng dụng CNTT chỉ chiếm tỉ lệ khá khiêm tốn. Ông Sơn cho biết, kinh phí triển khai phần mềm một cửa ở 56 xã, phường của Đà Nẵng chỉ có 280 triệu đồng, triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành đến 30 đầu mối chưa đến 1 tỷ đồng... Để có mức chi phí thấp như vậy, Sở đã tận dụng thế mạnh là đội ngũ CBCC có "tay nghề" CNTT tương đối đồng đều. Tất nhiên, trước đó Sở đã triển khai chiến lược, chính sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực CNTT-TT không chỉ cho Sở TT&TT mà cho cả các sở, ban, ngành, quận, huyện của thành phố: nhân lực CNTT của Sở hàng năm đều được bổ sung theo yêu cầu phát triển của các chương trình và dự án về CNTT… Đồng thời, Sở TT&TT Đà Nẵng đã tổ chức các lớp đào tạo cho đối tượng là lãnh đạo, cán bộ chuyên trách CNTT, kỹ sư phần mềm; phối hợp với các đối tác như Oracle, Sun, IBM, Microsoft… vừa để triển khai các khóa đào tạo nâng cao kiến thức chuyên ngành, vừa lựa chọn những giải pháp công nghệ phù hợp nhất cho các dự án CNTT của thành phố...

Đoàn Hạnh

Bài viết đăng trên báo Bưu điện Việt Nam số 72